Crisismanagement: Wat als de helft van je team zich ziekmeldt?
Je staat op het terras van je beachclub. Het is 13:00 uur, de zon schijnt, en over drie uur begint een groepsreservering van 50 personen.
Dan gaat de telefoon. Je beste barman zegt hij niet kan komen. Een uur later volgt de kok. Dan de serveerster.
Voordat je het weet, ligt de helft van je team op de bank met griep, een gebroken enkel of gewoon een stevige kater.
De terrasstoelen staan nog leeg, maar de paniek in je hoofd is al vol. Dit is het moment dat crisismanagement echt wordt.
Wat is crisismanagement bij personeelstekort?
Crisismanagement is simpelweg het plan dat je hebt klaarliggen als er iets flink misgaat. In dit geval: je hebt plotseling veel minder mensen op de vloer dan je nodig hebt.
Het gaat niet om een enkele zieke medewerker, maar om een groep die tegelijk uitvalt.
Denk aan een voedselvergiftiging na een personeelsfeest of een griepgolf die door je team raast. De kern van deze aanpak is dat je niet pas gaat nadenken als de nood aan de man is. Je hebt een stappenplan klaarliggen. Wie belt wie?
Welke taken schrappen we? Hoe blijven we gasten netjes bedienen?
Een beachclub aan de kust heeft hier extra mee te maken. Het weer is onvoorspelbaar en toeristen zijn ongeduldig. Stel je voor: het is 25 graden en zonnig. Je hebt maar drie mensen op de vloer in plaats van zes.
De keuken loopt vol, de bar is een chaos en de toiletten zijn vies.
Zonder plan verlies je geld en reputatie. Met een plan houd je het hoofd koel en je zaak draaiend.
Waarom dit cruciaal is voor strandtenten en beachclubs
Een strandtent leeft van service en sfeer. Als je personeel tekortkomt, lijdt direct de ervaring van je gasten.
Ze moeten langer wachten op hun Aperol Spritz of hun verse poke bowl.
Ze zitten op vieze tafels en de muziek staat misschien te hard omdat niemand tijd heeft om het aan te passen. Dit soort dingen zorgen voor slechte reviews op Google en TripAdvisor. Bij evenementen aan de kust is de druk nog groter.
Een bruiloft op het strand of een bedrijfsfeest op je terras heeft een strakke planning. Als je personeel uitvalt, kun je deze groepen niet zomaar afzeggen.
Je hebt al contracten getekend en voorschotten ontvangen. Een foutje kost je direct geld en klanten. Er zijn ook wetten en regels waaraan je moet voldoen. In de horeca gelden strenge regels voor hygiëne en veiligheid.
Met een tekort aan gemotiveerd personeel loop je het risico dat deze zaken niet op orde zijn.
Dat kan leiden tot boetes of zelfs sluiting. Een goed crisismanagementplan beschermt dus niet alleen je gasten, maar ook je bedrijf.
Hoe werkt het in de praktijk: een stappenplan
Als je wakker wordt en de eerste ziekmelding krijgt, is het belangrijk om rustig te blijven. Volg een duidelijk stappenplan.
- Check de roosters: Kijk wie er wel en niet werkt. Zijn er oproepkrachten die je kunt bellen?
- Prioriteer taken: Wat moet er echt gebeuren? Schoonmaken, koken, serveren? Wat kan wachten?
- Bel je netwerk: Heb je een lijstje met flexwerkers? Bijvoorbeeld een student van de lokale hotelschool of een freelancer die je kent. Bel ze meteen.
- Schrappen van het aanbod: Beperk je menukaart. Serveer alleen de gerechten die snel en makkelijk te bereiden zijn. Bij een beachclub kun je denken aan friet, salades en simpele burgers.
- Communiceer: Vertel je gasten eerlijk dat het druk is en dat ze even moeten wachten. Mensen zijn begripvol als je ze meeneemt in je verhaal.
Dit is wat je doet: Stel je hebt een evenement voor 100 personen en je mist drie mensen.
Je kunt ervoor kiezen om het buffet te vervangen door served gerechten. Dit scheelt werk in de keuken en zorgt voor een betere flow op de vloer. Of huur een externe cateraar in voor die dag.
Ja, dat kost geld, maar het is beter dan een evenement annuleren. Een voorbeeld uit de praktijk: een beachclub in Zandvoort kreeg te maken met een griepgolf net voor een groot festivalweekend. Ze hadden maar vier van de tien medewerkers over. Het management besloot om alleen nog maar flessen wijn en bier te schenken, en hapjes die koud geserveerd kunnen worden. Zo hielden ze de boel draaiend en bleven de gasten tevreden.
Modellen en prijzen voor hulp bij personeelstekort
Er zijn verschillende manieren om personeelstekort op te vangen. Je kunt gebruikmaken van uitzendbureaus, freelancers of apps.
Hieronder een overzicht met prijzen en opties die relevant zijn voor de kusthoreca. Kies een model dat bij je past. Een kleine strandtent met een beperkt budget gaat voor eigen oproeplijsten.
- Uitzendbureaus voor horeca: Bedrijven zoals Tempo-Team of JAMwerkt leveren vaak binnen 24 uur personeel. Kosten: €15 tot €25 per uur per medewerker, exclusief bemiddelingskosten. Voor een weekenddienst van 8 uur betaal je dus €120 tot €200 per persoon.
- Freelance platforms: Apps zoals YoungOnes of Temper laten je zelfstandige horecamedewerkers inhuren. Prijzen liggen rond de €12 tot €18 per uur. Dit is vaak goedkoper dan uitzendbureaus, maar je moet zelf de planning maken.
- Interne oproeplijst: Een eigen lijst met oproepkrachten, zoals studenten of gepensioneerden. Kosten: minimumloon vanaf €11,50 per uur. Dit is de goedkoopste optie, maar je moet ze wel zelf kunnen bereiken.
- Externe catering: Voor grote evenementen kun je een cateraar inschakelen. Kosten: €25 tot €40 per persoon voor een buffet. Dit is een investering, maar het ontzorgt je compleet.
- Management software: Apps zoals Shiftbase of Temper helpen je met roosters en urenregistratie. Kosten: vanaf €2 tot €5 per gebruiker per maand. Handig om snel te schakelen.
Een grotere beachclub met evenementen kan beter werken met een uitzendbureau voor de zekerheid.
Bedenk wat je kunt missen en wat je nodig hebt.
Praktische tips om je voor te bereiden
Het beste crisismanagement begint voordat de crisis uitbreekt. Zorg dat je altijd een back-up plan klaar hebt liggen.
Maak een lijst met minimaal vijf flexwerkers die je kunt bellen. Test deze lijst regelmatig door ze eens in te plannen voor een dienst. Zo weet je of ze echt beschikbaar zijn.
Train je team om flexibel te zijn. Leer iedereen de basis van elke functie.
Je barman moet weten hoe hij een simpele salade maakt en je serveerster moet weten hoe ze een bestelling doorgeeft aan de keuken.
Dit zorgt ervoor dat je mensen kunt inzetten waar het nodig is. Houd rekening met de seizoenen. In de zomer is de drukte op de kust het grootst. Zorg dat je in het voorjaar al extra personeel inhuurt of oproeplijsten op orde hebt.
Een voorbeeld: een beachclub in Scheveningen huurt elk jaar in april al extra studenten in voor de zomermaanden. Zo voorkomt ze een tekort in juli en kun je na een druk seizoen samen leuke teambuilding activiteiten voor je strandteam organiseren.
Investeer in technologie. Een goed kassasysteem zoals Lightspeed of POSitouch helpt bij bestellingen, maar gebruik ook slimme planningsoftware voor je horecapersoneel om stress voor je team te voorkomen.
Kosten: vanaf €50 per maand. Een kleine investering voor een groot effect.
Sluit af met een checklist voor jezelf. Wat zijn de eerste drie dingen die je doet bij een massale ziekmelding? Wie bel je als eerste?
Welke taken schrap je? Hang deze checklist in je kantoor of op je telefoon.
Zo sta je nooit met lege handen.