Wat zijn de regels voor het gebruik van glaswerk bij evenementen?
Stel je voor: een zwoele zomeravond op het terras van je beachclub.
De zon zakt langzaam in de zee, de muziek zet in en de eerste cocktails worden geserveerd. Dan hoor je dat kenmerkende geluid: een glas dat omvalt en aan diggelen gaat op de betonnen vloer.
In één klap is de sfeer ver te zoeken. Iedereen kijkt op, een kind schrikt, iemand met blote voeten moet uitkijken. Dit scenario is precies waarom regels voor glaswerk op evenementen, en zeker aan de kust, zo ontzettend belangrijk zijn. Het gaat niet alleen om een gebroken glas, het gaat om de veiligheid van je gasten en de vergunning die je zo hard nodig hebt.
Waarom glas en evenementen niet altijd een gelukkig huwelijk zijn
De kern van het verhaal is simpel: organisatoren en horeca-eigenaren zijn verantwoordelijk voor een veilige omgeving. In een drukke, informele setting zoals een beach festival of een summer party op het terras van je tent, loopt het risico op ongelukken met glas enorm op.
Een glasbeker die breekt, levert scherpe scherven op die in blote voeten of open sandalen kunnen prikken. Dit is niet alleen pijnlijk, maar kan leiden tot lelijke verwondingen en vervelende aansprakelijkheidskwesties. Gemeentes en veiligheidsdiensten denken hierin dus heel streng.
Zij zien glas als een direct gevaar op plekken waar veel mensen lopen, dansen en waar kinderen spelen.
Vooral op drukke dagen, wanneer het strand en de boulevard volstromen, wil je geen chaos van gebroken glas. De kans op valpartijen is groter en de hulpdiensten moeten overal makkelijk bij kunnen. Een glasbeker die breekt, is dus een directe bedreiging voor de veiligheid van je evenement.
De algemene regel: plastic is je beste vriend
De meest voorkomende regel die je in je vergunning terugvindt, is een glasverbod.
Dit houdt in dat er op het gehele evenemententerrein, en vaak ook in de directe omgeving, geen glaswerk gebruikt mag worden. Denk aan flessen, bakjes en dus drinkglazen. In de praktijk betekent dit dat je standaard moet werken met kunststof varianten.
Dit is niet zomaar een suggestie; dit is vaak een harde voorwaarde van de gemeente en de brandweer om een vergunning te krijgen voor je evenement. Deze regel geldt voor de meeste publieke evenementen.
Van een eendaags festival tot aan de wekelijkse markt of een grootschalige beach party.
Zelfs als je alleen een terrasvergunning aanvraagt voor de zomermaanden, kan het zijn dat de gemeente eist dat je overgaat op plastic. Ze kijken hierbij naar het aantal bezoekers, de ligging (bijvoorbeeld direct aan het strand) en het type evenement. Een besloten bedrijfsfeestje heeft soms iets meer vrijheid, maar bij een openbaar evenement is het overgrote deel van de gemeentes streng, zeker als je moet omgaan met noodweer en bliksem op een open strand.
De uitzonderingen: wanneer mag het wel?
Hoewel de regel streng is, zijn er situaties waar glas wel is toegestaan. Dit zijn vaak formele diners of exclusieve events in een afgebakende, veilige ruimte.
Stel je voor dat je in je beachclub een chic galadiner organiseert met gedekte tafels. In dat geval kan de organisator maatregelen nemen, zoals het gebruik van stevig, onbreekbaar glaswerk (polycarbonaat) of het afdekken van de glazen met een deksel (lidded cups). De verantwoordelijkheid ligt dan volledig bij jou om te bewijzen dat het risico op ongelukken minimaal is.
Een ander scenario is wanneer je werkt met een statiegeldsysteem voor flessen.
Dit is vooral gebruikelijk bij drankflessen die je schenkt aan de bar, niet zozeer voor losse glazen op het terras. Als organisator ben je dan verplicht om te zorgen dat er voldoende personeel is dat de lege flessen direct inlevert en dat er geen gebroken flessen op de grond blijven liggen. Dit systeem werkt goed voor drankjes die je direct aan de bar haalt, maar minder goed voor drankjes die je meeneemt het terras op.
De praktische oplossingen: van cheap tot chique
Gelukkig is de markt voor evenement-benodigdheden enorm. Je hoeft niet in te leveren op uitstraling, zelfs niet met plastic.
De klassieker is de plastic beker van 20cl of 25cl. Deze zijn spotgoedkoop, vaak te koop per doos van 1000 stuks voor €30 tot €50.
Ze zijn licht, stapelbaar en je kunt ze makkelijk bedrukken met je eigen logo. Voor een snelle strandborrel of een festivaldag zijn dit de perfecte workhorses. Ze zijn functioneel en kosten weinig, dus je kunt ze zonder schuldgevoel weggooien of recyclen. Wil je iets meer sfeer?
Kies dan voor de 'Glaslook' beker. Dit is een kunststof beker die eruitziet als een echt glas, maar dan onbreekbaar.
Ze voelen wat zwaarder aan en geven een net wat chiquere uitstraling. De prijs ligt iets hoger, vaak tussen de €0,15 en €0,25 per stuk. Dit is ideaal voor een beachclub die op een doordeweekse avond de terrasdrankjes serveert.
De gast heeft het gevoel uit een echt glas te drinken, maar jij hebt de veiligheid en het gemak van plastic. Voor de high-end events zijn er de polycarbonaat glazen.
Denk aan een onbreekbare variant van een cocktailglas of een wijnbakje. Deze zien er superstrak uit en zijn van stevig materiaal.
Ze zijn vaak herbruikbaar en moeten worden afgewassen, wat in de operatie extra werk is, maar het resultaat mag er zijn. De aanschafprijs ligt hoger, denk aan €1 tot €2 per stuk, maar ze gaan jaren mee als je ze goed verzorgt. Dit is de keuze voor een exclusieve champagne-avond of een chic diner op het terras.
Handige tips voor een soepel verloop
Een glasverbod is alleen effectief als je het goed communiceert. Zet duidelijke borden bij de ingang: "Geen glas mee" of "Drankjes in plastic bekertjes".
Vergeet niet om dit ook op je website en socials te vermelden, zodat bezoekers hier rekening mee houden. Niets is vervelender dan dat mensen met hun eigen flesje wijn aankomen en deze dan moeten inleveren. Door het vooraf te melden, voorkom je frustratie bij de ingang en kun je dit direct noteren in het belang van een incidentenlogboek.
Zorg voor voldoende barcapaciteit en personeel. Niets zorgt voor meer glasgevaar dan een overvolle bar waar de plastic bekertjes omvallen en over de grond rollen.
Zorg dat je barmedewerkers de lege bekers snel opruimen. Een simpele emmer of bak voor lege bekers bij de bar werkt wonderen.
Zo houd je het terras schoon en veilig. En tot slot: investeer in goede kwaliteit. Goedkope plastic bekers die lekken of snel inklappen, zijn een frustratie voor je gasten. Test van tevoren een monster en kies voor een stevig model. Zo kun je ook beter omgaan met agressie op het terras. Dan zit je goed.